Privacyverklaring & cookiebeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

iCasting is een handelsnaam van IQ-Concepts B.V., statutair gevestigd te Zwolle, met vestigingsadres Luttekestraat 68, 8011 LS te Zwolle en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 73363766.

IQ-Concepts B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via het iCasting-platform worden verwerkt, in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming.

Voor vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van persoonsgegevens of je privacyrechten kun je contact opnemen via de contactpagina of schriftelijk via IQ-Concepts B.V., Luttekestraat 68, 8011 LS Zwolle.

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens van bezoekers, opdrachtgevers, talenten en andere gebruikers van de website, het platform, eventuele applicaties en de dienstverlening van iCasting.

Deze verklaring vormt een aanvulling op de gebruiksvoorwaarden en de leveringsvoorwaarden. In de gebruiksvoorwaarden staan de regels voor het gebruik van het platform. In de leveringsvoorwaarden staan de afspraken over betaalde diensten, abonnementen, de balans, betalingen aan talent en de 3%-inhouding.

3. Welke gegevens verwerken we?

Welke persoonsgegevens iCasting verwerkt, hangt af van je gebruik van het platform en de dienstverlening. Het kan gaan om de volgende categorieën:

• Account- en identificatiegegevens: voor- en achternaam, gebruikersnaam, e-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens, wachtwoordgegevens en, indien van toepassing, bedrijfsnaam, functie, KvK-nummer en factuurgegevens.
• Profielgegevens van talent: profielfoto’s, video’s, audio, leeftijd, woonplaats of locatie, categorie, maten, uiterlijke kenmerken, ervaring, vaardigheden, beschikbaarheid, voorkeuren en overige informatie die je zelf aan je profiel toevoegt.
• Gegevens van opdrachtgevers: bedrijfsgegevens, contactgegevens, informatie over castingopdrachten, zoekcriteria, voorkeuren en communicatie met talent of iCasting.
• Gebruiks- en communicatiegegevens: zoekopdrachten, reacties op castingopdrachten, berichten via chat, contactmomenten, meldingen, klachten, supportverzoeken en bezwaarprocedures.
• Betaal- en balansgegevens: stortingen, afboekingen, terugbetalingen, saldo, facturen, betaalstatus, betaalmethode, talentbetalingen, inhoudingen en administratieve gegevens over betalingen via het platform. iCasting verwerkt niet meer betaalgegevens dan noodzakelijk is voor de betaling en administratie.
• Technische gegevens: IP-adres, apparaat- en browserinformatie, besturingssysteem, loggegevens, tijdstip van gebruik, verwijzende pagina, account- en sessiegegevens en informatie over de werking en beveiliging van het platform.
• Cookie- en vergelijkbare-techniekgegevens: gegevens die worden verzameld via functionele en voorkeurscookies en na toestemming of op een andere wettelijk toegestane grondslag analytische of andere niet-noodzakelijke cookies.
• Gegevens over meldingen en moderatie: meldingen van vermoedelijk illegale of ongeoorloofde content, besluiten over verwijdering of opschorting en eventuele bezwaren daartegen.

Wij vragen je om geen bijzondere persoonsgegevens, financiële geheimen, medische gegevens of andere gevoelige informatie in een profiel, castingopdracht, chat of AI-gesprek te plaatsen als die informatie niet noodzakelijk is voor de dienstverlening.

4. Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

iCasting gebruikt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het aanmaken, beheren en beveiligen van accounts;
• het aanmaken, tonen en beheren van profielen en castingopdrachten;
• het zoeken, matchen en aanbevelen van talent en castingopdrachten;
• het mogelijk maken van communicatie tussen opdrachtgevers en talent;
• het verwerken van stortingen, balansafboekingen, terugbetalingen en talentbetalingen via het platform;
• het bijhouden van de 3% administratiekosten en de daarmee samenhangende administratie;
• het verstrekken van facturen voor diensten van iCasting;
• het leveren van klantenservice en behandelen van vragen, klachten, meldingen en bezwaren;
• het voorkomen, onderzoeken en bestrijden van fraude, misbruik, spam, ongeoorloofde toegang en andere veiligheidsincidenten;
• het modereren van profielen, opdrachten en andere gebruikerscontent;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder administratie-, fiscale, privacy- en veiligheidsverplichtingen;
• het analyseren en verbeteren van het platform, de matchingfunctionaliteit en de dienstverlening;
• het verzenden van serviceberichten, belangrijke mededelingen en — waar toegestaan — relevante nieuwsbrieven of commerciële communicatie.

5. Grondslagen van de verwerking

iCasting verwerkt persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld voor accountbeheer, matching, communicatie, betaalde diensten, balansadministratie en talentbetalingen.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor financiële administratie, fiscale bewaarplichten of het reageren op een rechtmatig verzoek van een bevoegde instantie.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor beveiliging, fraudepreventie, moderatie, verbetering van de dienstverlening, interne administratie en het behandelen van geschillen. Wij maken daarbij een belangenafweging en houden rekening met jouw privacybelangen.
• Toestemming: bijvoorbeeld voor niet-noodzakelijke cookies, bepaalde analytische technieken of marketing waarvoor toestemming wettelijk vereist is. Je kunt toestemming altijd weer intrekken.

Als je persoonsgegevens niet verstrekt wanneer deze noodzakelijk zijn voor een account, profiel, betaling of andere dienst, kunnen wij die dienst mogelijk niet aanbieden of uitvoeren.

6. Welke gegevens zijn zichtbaar voor andere gebruikers?

Als talent bepaal je grotendeels zelf welke informatie je aan je profiel toevoegt. Om matching en talentbemiddeling mogelijk te maken, kan een opdrachtgever onder meer de volgende gegevens van een talentprofiel zien: voornaam, woonplaats of locatie, profielfoto’s en andere media, maten, uiterlijke kenmerken, leeftijd, ervaring, vaardigheden en beschikbaarheid.

Je achternaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en andere directe contactgegevens worden niet standaard aan opdrachtgevers getoond. Deze gegevens kunnen beschikbaar komen wanneer je zelf op een opdracht reageert, een gesprek start of anderszins contactgegevens deelt via het platform.

Informatie die je rechtstreeks met een opdrachtgever of talent deelt via chat, een reactie of een andere communicatievorm, deel je op eigen verantwoordelijkheid. Deel geen gegevens die niet nodig zijn voor de betreffende castingopdracht en maak waar mogelijk gebruik van de communicatie- en veiligheidsfuncties van iCasting.

7. Matching en profilering

iCasting kan profielgegevens, opdrachtgegevens, zoekcriteria, locatie, beschikbaarheid, ervaring, voorkeuren en eerdere interacties gebruiken om castingopdrachten en talent onder de aandacht te brengen.

De matchingfunctionaliteit geeft aanbevelingen of zoekresultaten, maar neemt geen besluit over het aangaan van een overeenkomst tussen opdrachtgever en talent. Een gebruiker bepaalt zelf of hij contact opneemt, reageert, selecteert of een opdracht aanneemt.

iCasting neemt geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit dat rechtsgevolgen heeft of je anderszins aanzienlijk treft. Als dit in de toekomst verandert, informeren wij je daarover overeenkomstig de AVG en geven wij waar nodig informatie over de gebruikte logica en je rechten.

8. Met wie delen we gegevens?

iCasting verkoopt persoonsgegevens niet aan derden. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de doeleinden in deze verklaring, met jouw toestemming, of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht of bevoegd zijn.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

• opdrachtgevers en talent, voor zover dit nodig is voor profielen, matching, reacties en communicatie;
• hosting-, cloud-, database-, beveiligings- en IT-dienstverleners;
• betaalproviders en partijen die nodig zijn voor balansstortingen, balansafboekingen, terugbetalingen en betalingen aan talent;
• leveranciers van e-mail, chat, klantenservice en communicatie;
• leveranciers van analyse- en cookieoplossingen, voor zover de betreffende verwerking is toegestaan;
• accountants, juridische adviseurs, incassopartijen en andere professionele dienstverleners wanneer dat noodzakelijk is;
• bevoegde overheidsinstanties, toezichthouders of andere derden wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met verwerkers sluiten wij, waar vereist, een verwerkersovereenkomst. Deze partijen mogen persoonsgegevens uitsluitend verwerken volgens onze instructies en voor de overeengekomen doeleinden.

Opdrachtgevers die via het platform gegevens van talent ontvangen en die voor hun eigen selectie- of castingproces gebruiken, zijn daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke. iCasting treedt daarbij niet op als verwerker voor de opdrachtgever.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Als dat gebeurt, zorgen wij voor een passende juridische grondslag en passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aanvullende beveiligingsmaatregelen of een andere wettelijk toegestane waarborg.

Informatie over relevante ontvangers en internationale doorgiften kan worden opgevraagd via de contactpagina, voor zover dit niet strijdig is met beveiligings- of vertrouwelijkheidsbelangen.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.

• Account- en profielgegevens: zolang het account of profiel actief is en daarna zolang noodzakelijk voor afhandeling, geschillen, beveiliging of wettelijke verplichtingen.
• Gebruikerscontent: zolang deze nodig is voor het profiel, de castingopdracht, matching, communicatie of bewijs van een overeenkomst en daarna zolang noodzakelijk of wettelijk verplicht.
• Financiële administratie: zolang als op grond van fiscale of andere wettelijke bewaarplichten vereist is.
• Chat, meldingen en bezwaarprocedures: zolang als nodig is voor de behandeling, beveiliging, naleving van verplichtingen en eventuele geschillen.
• Technische en beveiligingslogboeken: zolang als redelijk noodzakelijk is voor beveiliging, foutopsporing, fraudepreventie en wettelijke verplichtingen.
• Nieuwsbriefgegevens: totdat je je afmeldt of zolang als nodig is om je toestemming of afmelding te administreren.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij verdere bewaring noodzakelijk is voor een wettelijke verplichting, een geschil, fraudepreventie of een andere rechtmatige grond.

11. Rechten van betrokkenen

Je hebt onder de AVG, voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, de volgende rechten:

• het recht op inzage in je persoonsgegevens;
• het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
• het recht op verwijdering van persoonsgegevens;
• het recht op beperking van de verwerking;
• het recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op gerechtvaardigd belang;
• het recht om bezwaar te maken tegen direct marketing;
• het recht om toestemming op ieder moment in te trekken, zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van verwerking vóór de intrekking.

Je kunt een verzoek indienen via je accountinstellingen of via de contactpagina. Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van een geldig verzoek. Deze termijn kan, afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken, met maximaal twee maanden worden verlengd. Als dat gebeurt, informeren wij je daarover binnen één maand.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. Stuur niet zomaar een volledige kopie van je identiteitsbewijs mee. Als een kopie noodzakelijk is, kun je niet-noodzakelijke gegevens zoals pasfoto, BSN, documentnummer en machineleesbare strook afschermen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie staat op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Minderjarigen

iCasting kan diensten aanbieden die ook door minderjarigen worden gebruikt. Minderjarigen mogen het platform uitsluitend gebruiken met toestemming en onder verantwoordelijkheid van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger wanneer dat op grond van de wet vereist is.

Voor het plaatsen van foto’s, video’s, profielgegevens of andere informatie van een minderjarige moet de gebruiker beschikken over de benodigde toestemming of andere rechtsgrond van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Als wij vaststellen dat persoonsgegevens van een minderjarige onrechtmatig zijn verzameld, nemen wij passende maatregelen en verwijderen wij de gegevens wanneer daarvoor geen geldige grond bestaat.

13. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Deze maatregelen kunnen bestaan uit beveiligde verbindingen, toegangsbeperkingen, wachtwoordbeveiliging, logging, back-ups, leverancierscontroles en waar mogelijk tweestapsverificatie.

Geen enkele internetverbinding of beveiligingsmaatregel kan absolute veiligheid garanderen. Vermoed je dat je account of persoonsgegevens onbevoegd zijn gebruikt, meld dit dan zo snel mogelijk via de contactpagina.

14. Cookies en vergelijkbare technieken

Cookies zijn kleine tekstbestanden of vergelijkbare technieken die op je apparaat kunnen worden opgeslagen of uitgelezen. iCasting gebruikt cookies en vergelijkbare technieken voor het functioneren, beveiligen, analyseren en verbeteren van het platform en, als je daarvoor toestemming geeft of een andere wettelijke grondslag van toepassing is, voor aanvullende doeleinden.

Functionele cookies

Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van het platform, bijvoorbeeld om je ingelogd te houden, je sessie te beheren, je cookiekeuze te onthouden en beveiligingsfuncties te laten werken. Deze cookies kunnen zonder afzonderlijke toestemming worden gebruikt wanneer zij strikt noodzakelijk zijn voor de door jou gevraagde dienst.

Voorkeurscookies

Voorkeurscookies onthouden keuzes die je maakt, zoals je cookievoorkeuren of taalinstelling. De bewaartermijn verschilt per cookie en wordt in de cookie-instellingen of cookietabel vermeld.

Analytische cookies

Analytische cookies helpen ons begrijpen hoe bezoekers het platform gebruiken, zodat wij de werking en inhoud kunnen verbeteren. Niet-noodzakelijke analytische cookies worden uitsluitend geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven, tenzij een specifieke cookie onder de voorwaarden voor beperkte analytische cookies zonder toestemming mag worden gebruikt.

Marketing- en trackingcookies

iCasting plaatst geen marketing- of trackingcookies zonder jouw voorafgaande toestemming wanneer daarvoor toestemming wettelijk vereist is. Als dergelijke cookies worden gebruikt, informeren wij je via de cookiemelding en cookie-instellingen over de betrokken partijen, doeleinden en bewaartermijnen.

Cookiekeuze wijzigen

Bij je eerste bezoek vragen wij via een cookiemelding om je voorkeur voor niet-noodzakelijke cookies. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen via de link “Cookie-instellingen” onderaan de website of via de instellingen van je browser.

Het weigeren of verwijderen van functionele cookies kan gevolgen hebben voor de werking van het platform. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die al rechtmatig vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

15. AI-castingassistent

Op de website kun je een castingopdracht in je eigen woorden omschrijven aan onze AI-castingassistent. De assistent kan vervolgvragen stellen en je antwoorden omzetten in een concept-castingopdracht.

Om je bericht te kunnen verwerken, wordt de inhoud van het gesprek verwerkt door Mistral AI, onze leverancier voor deze functionaliteit. Mistral AI verwerkt de gegevens namens iCasting volgens onze instructies en voor zover nodig voor het leveren van de AI-functionaliteit. Wij gebruiken de gesprekken niet om AI-modellen te trainen, tenzij wij je daar vooraf afzonderlijk en duidelijk over informeren.

Het verwerken van de inhoud van het gesprek is noodzakelijk om de AI-castingassistent te laten functioneren. Plaats daarom geen bijzondere persoonsgegevens, wachtwoorden, betaalgegevens, gezondheidsgegevens of andere informatie in het gesprek die niet noodzakelijk is voor het maken van een castingopdracht.

Bewaren van gesprekken

Het doorsturen en verwerken van het gesprek voor het directe antwoord staat los van het bewaren van het gesprek voor analyse. Wij bewaren gesprekken voor analyse en verbetering alleen als daarvoor een geldige toestemming is verkregen via de cookie-instellingen of een andere daarvoor aangewezen toestemmingsmogelijkheid.

Als je daarvoor toestemming geeft, kunnen wij bewaren:

• de berichten die jij en de assistent hebben uitgewisseld;
• de concept-castingopdracht die daaruit is ontstaan;
• of je daarna een account hebt aangemaakt of was ingelogd;
• of de opdracht is geplaatst en, indien van toepassing, het opdrachtnummer;
• de taal van het gesprek en het moment waarop het plaatsvond.

Deze gegevens worden gebruikt om te onderzoeken waar gebruikers in het proces afhaken en om de assistent en de gebruikerservaring te verbeteren. Wij gebruiken deze gegevens niet voor advertenties en delen ze niet met derden voor hun eigen doeleinden.

Bewaarde gesprekken worden uiterlijk na 90 dagen verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is voor een wettelijke verplichting, beveiliging of een geschil.

Je kunt je toestemming intrekken. Wil je een al bewaard gesprek laten verwijderen, neem dan contact met ons op via de contactpagina.

16. Nieuwsbrieven en commerciële communicatie

Als je je daarvoor aanmeldt, kan iCasting nieuwsbrieven of andere relevante communicatie sturen. Je voornaam en e-mailadres worden daarvoor verwerkt. Je kunt je altijd afmelden via de afmeldlink in de betreffende e-mail of via de contactpagina.

Serviceberichten die noodzakelijk zijn voor je account, betalingen, beveiliging, opdrachten of de dienstverlening kunnen ook worden verzonden nadat je je voor marketingcommunicatie hebt afgemeld.

17. Wijzigingen van deze privacyverklaring en het cookiebeleid

Wij kunnen deze privacyverklaring en het cookiebeleid wijzigen vanwege wijzigingen in wet- en regelgeving, onze dienstverlening, gebruikte technologie, leveranciers of verwerkingen.

De actuele versie wordt gepubliceerd op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je waar nodig via het platform, per e-mail of via een andere passende manier. Controleer deze verklaring daarom regelmatig.

18. Contact en klachten

Heb je vragen over deze privacyverklaring, het cookiebeleid of de verwerking van je persoonsgegevens? Wil je een privacyrecht uitoefenen, toestemming intrekken of een bewaard AI-gesprek laten verwijderen? Neem dan contact met ons op via de contactpagina of schriftelijk via IQ-Concepts B.V., Luttekestraat 68, 8011 LS Zwolle.

Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.